Digitalisierung und damit verbundene Begriffe, wie «künstliche Intelligenz», sind in aller Munde. So manches Unternehmen führt heutzutage für seine Verkaufsaktivitäten einen Webshop oder bindet seine Kunden in digitalisierte Bestellprozesse ein. Doch wie sieht es beim Einkauf aus? Wo mancherorts noch mit Excel-Listen gearbeitet wird, besteht durchaus Potenzial für vorteilhafte Digitalisierung.
Betrachtet man die vergangenen Jahrzehnte, haben sich die technologischen Möglichkeiten im Unternehmensalltag massgeblich geändert. Bereits im vorigen Jahrhundert hat die elektronische Datenverarbeitung (EDV) in Unternehmen Einzug gehalten. Später kam unter anderem das Internet hinzu und nach der Jahrtausendwende entwickelte sich der E-Commerce zum Mass aller Dinge. Seither bieten viele Unternehmen für ihre Kundschaft einen Webshop und reduzieren damit Kosten für ein arbeits- und kostenintensives Filialnetz. Doch wie technologisch fortschriftlich kaufen die Unternehmen selbst ein? Wie modern verhalten sie sich in ihren Lieferantenbeziehungen? Einige nutzen beispielsweise punktuelle Lieferantenanbindungen via Internet. Oder sie haben ein sogenanntes «enterprise-resource-planning»-System (ERP-System) im Einsatz. Derartiges gilt als «Einkauf 3.0». Nicht selten wird aber auch noch mit Excel-Listen und Word-Dokumenten gearbeitet. Dabei ginge es wesentlich zeitgemässer und effizienter. Dieser neue technologische Standard nennt sich «Einkauf 4.0».
Der Einkauf ist von hoher Bedeutung
Dass Unternehmen in der Digitalisierung beim Einkauf hinterherhinken, hat verschiedene Gründe. Aufgrund analoger Prozesse lassen sich Daten nicht zur Automation nutzen. Zudem wird bei der Digitalisierung beispielsweise nicht selten dem Marketing Vorrang gegeben. Dabei kommt der Einkaufsabteilung eine wichtige Bedeutung zu – nicht zuletzt aufgrund des umfangreichen Satzes an Daten, seiner Verbindung zu Lieferanten und zur gesamten Lieferkette. Der Einkauf vereinigt denn auch mehrere wichtige Kernaufgaben. Dazu gehören unter anderem die Bedarfsermittlung, die Beschaffungsmarktforschung, die Bestellabwicklung, das Lieferantenmanagement und die sogenannte «make-or-buy»-Entscheidung. Bei Letzterem geht es um den Entscheid zwischen eigener Fertigung oder Zukauf von Produktkomponenten. Bei all diesen und weiteren Aufgaben kommen unter «Einkauf 4.0» neue Technologien zur Anwendung. Künstliche Intelligenz oder roboterbasierte Prozessautomatisierung treiben die Automatisierung voran. Die Automation wiederum verhilft zur Reduktion alltäglicher, sich wiederholender, Aufgaben und fördert die Digitalisierung der Daten. Beispielsweise kann ein topmodernes Einkaufssystem die Materialbedarfsverläufe selbstständig auswerten und in der Folge den Bestellimpuls auslösen.
Die Vorteile von Einkauf 4.0
Investitionen in «Einkauf 4.0» rechnen sich mehrfach – auch weil die Zusatzkosten, gegenüber den Funktionskosten des Einkaufs, gering sind. Zudem bringen die neuen Technologien eine Aufwandsreduktion für die Einkäufer. Sie werden von manuellen Tätigkeiten entlastet und können diese Zeit für die Suche und Pflege von Lieferantenbeziehungen einsetzen. Die Aufwandsreduktion bedeutet auch eine Kosteneinsparung. Ausserdem fördert «Einkauf 4.0» die Datenqualität, da der Wegfall manueller Tätigkeiten die Fehleranfälligkeit verringert. Schlussendlich dienen neue technologische Möglichkeiten im Einkauf auch der Transparenz. Die automatisierte Dokumentation von Kommunikation und Prozessen lässt Abläufe besser nachvollziehen. Damit werden, zum Beispiel auch bei Stellvertretungen, der aktuelle Stand der Arbeiten und die Arbeitsschritte transparenter.
