Die Routinearbeiten des operativen, tagtäglichen Einkaufs sind wichtig. Daneben ist der strategische Einkauf nicht zu vernachlässigen. Denn die Erarbeitung einer ganzheitlichen Einkaufsstrategie dient der langfristigen Optimierung des Beschaffungsprozesses. Dabei gewinnt auch die Digitalisierung zunehmend an Bedeutung. So kann eine Beschaffungsplattform die strategische Bezugsquellenfindung effizient unterstützen.
Einkauf ist viel mehr als bloss genügend Ware zur Aufrechterhaltung der Produktion zu bestellen. Denn bei der Warenbeschaffung sind nicht zuletzt der Preis, das Lieferantenmanagement, die Lagerlogistik, Produktionsengpässe und die Gewinnmaximierung zu beachten. Daher ist der Beschaffungsprozess komplex und hat unternehmensweite Auswirkungen. Der Einkauf lässt sich infolgedessen auch in verschiedene Bereiche unterteilen.
Fürs Tagesgeschäft: der operative Einkauf
Wie viel Ware muss nachbestellt werden? Wo befindet sich derzeit die Bestellung und wann trifft sie ein? Mit derartigen Fragestellungen setzen sich die Mitarbeiter im operativen Einkauf auseinander. Somit umfasst der operative Einkauf administrative und ausführende Einkaufstätigkeiten. Neben der Bedarfsermittlung und der Termin- und Lieferungsverfolgung zählen gerade auch die Warendisposition, die Reklamationsbearbeitung und die Rechnungsprüfung zum Aufgabengebiet der im operativen Einkauf angesiedelten Mitarbeiter.
Projekteinkauf ist nicht gleich Serieneinkauf
Insbesondere bei Industrieunternehmen erfolgt eine Unterscheidung zwischen Serieneinkauf und Projekteinkauf. Über den Serieneinkauf werden die für die bereits laufende Serienproduktion benötigten Güter beschafft. Der Projekteinkauf wiederum steht im Zusammenhang mit Kunden oder Entwicklungsprojekten. Hierbei ist die Güterbeschaffung vor der Serienproduktion massgebend. Daher unterscheidet sich auch das Aufgabenspektrum von Projekteinkäufern zu jenem von Serieneinkäufer. Die Zuständigkeit für sämtliche projektrelevanten Einkaufsaktivitäten bringt etwa auch die Mitgestaltung von Produkten im Projektteam mit sich. Im Wesentlichen ist ein Projekteinkäufer im Projektteam auch Ansprechpartner für alle einkaufsbezogenen Fragestellungen.
Langfristig und wertschöpfungsorientiert: der strategische Einkauf
Mit zunehmender Wertschöpfungsorientierung in den Unternehmen erhält der Einkauf die Bedeutung eines Erfolgsfaktors. Dementsprechend ist der strategische Einkauf bedeutungsvoll. Denn der strategische Einkauf soll den Beschaffungsprozess langfristig optimieren. Daher zielen die Aufgaben innerhalb dieses Bereichs des Beschaffungswesens auf kosten- und prozesseffiziente Beschaffungsmassnahmen ab. Damit verbunden sind nicht nur die stimmige Bedarfsermittlung oder die Erkennung günstiger Einkaufszeitpunkte.
Die Aktivitäten innerhalb des strategischen Einkaufs helfen ebenfalls, Risiken zu minimieren sowie Lagerkapazitäten effizient zu nutzen. Zudem fördern sie die Innovation. Als Grundlage für die Optimierung des Beschaffungsprozesses ist der strategische Einkauf für die Erarbeitung einer umfassenden Beschaffungsstrategie zuständig. Darüber hinaus beinhaltet der strategische Einkauf unter anderem folgende Aufgaben: Die Verhandlung und der Abschluss von Verträgen, das Lieferantenmanagement, die Kostenplanung und -steuerung, die Prozessoptimierung und auch die Standardisierung von Abläufen.
Entscheidend innerhalb des strategischen Einkaufs: das Lieferantenmanagement
Innerhalb der vorangegangenen Aktivitäten geniesst das Lieferantenmanagement zentrale Bedeutung. Das Lieferantenmanagement umfasst einerseits die Auswahl potenzieller Zulieferer und befasst sich andererseits mit der Integration der Lieferanten in die eigenen Prozesse. Hierbei stehen nicht zuletzt die Themen «Innovation » und «Qualität» im Fokus. Verfügt das Unternehmen nicht über genügend eigene Kapazitäten für die Innovationsförderung, dann lassen sich über die Lieferkette Innovationen von aussen ins Unternehmen bringen. Daher ist eine kontinuierliche Marktbeobachtung zielführend.
Einfluss haben die Zulieferer aber nicht nur auf die Innovation, sondern in besonderem Masse auf die Qualität. Es versteht sich von selbst, dass daher die Lieferantenauswahl sehr sorgfältig zu erfolgen hat. Auf diese Weise kann die eigene Produktqualität möglicherweise sogar noch erhöht werden. Zur Suche eines geeigneten Lieferanten, wie auch für weitere Aufgaben, sind die vier Schritte der strategischen Bezugsquellenfindung hilfreich. Denn im Rahmen dieses Beschaffungsprozesses werden die Datenerfassung, die Ausgabenanalyse, die Marktforschung sowie die Verhandlung und der Vertragsabschluss miteinander kombiniert.
Hilfreich bei der strategischen Bezugsquellenfindung: die Beschaffungsplattform
Der erste Schritt umfasst die Datenerfassung und die Ausgabenanalyse. Hierbei werden die Lieferantendaten in einer Quelle gebündelt. Dies fördert die Übersicht zu den Ausgaben und eröffnet demzufolge Optimierungspotenzial. Im zweiten Schritt erfolgen die Lieferantensuche und Ausschreibungen. Vorteilhaft ist dabei, wenn über ein digitales Geschäftsnetzwerk auf Lieferantendaten zugegriffen werden kann. Dann kommt es, im dritten Schritt, zu Verhandlungen und zum Vertragsabschluss. Hilfreich sind hierzu automatisierte Tools. Beispielsweise lassen sich so Workflows beschleunigen.
Schliesslich dient Schritt Nummer vier der Implementierung und Optimierung. Nicht zuletzt werden dabei Lieferanten laufend bewertet, um auf diese Weise die Beschaffung bestmöglich wahrzunehmen. Bei all diesen Tätigkeiten erzielt der Einsatz digitaler Hilfsmittel grossen Nutzen. Empfehlenswert ist dabei der Einsatz einer Beschaffungsplattform, wie sie beispielsweise von den Mitgliedern von Logista EG genutzt werden kann. Jene Beschaffungsplattform bietet einen professionellen Marktplatz und vereinfacht unter anderem die Lieferantensuche wesentlich. Darüber hinaus ermöglicht sie einen vereinfachten Beschaffungsprozess – von der unkomplizierten Preisanfrage bis hin zur Rechnungsarchivierung.
